¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos ATS o Applicant tracking System?

Pues imagínate que eres el seleccionador de personal de una compañía cómo Google, ¿Cuántos curriculum vitae crees que pueden recibir esta compañía al día?

Posiblemente miles, si eso se acumula por días, no quiero ni imaginarme la cantidad de curriculum que vas a tener que revisar (muchos de ellos, sin ni siquiera ser de profesionales empleables).

Para que te hagas una idea, si un seleccionador de personal trabajara 8 horas ininterrumpidas y escaneara cada curriculum durante 6 segundos, podría observar 4800 CV en su horario laboral. (Y posiblemente tendría que ponerse gafas cuando llevará un año trabajando a ese ritmo).

Por ello, se crearon los sistemas ATS (Applicant tracking System), que son aplicaciones de software que tienen como función hacer un seguimiento de los candidatos para reclutar más eficientemente.

Las grandes empresas tienen este sistema para hacer una primera criba curricular, descartando a todos los candidatos que no cumplen con los requisitos de la oferta o no llegan al mínimo deseado.

La adaptación que hagas de tu curriculum vitae tiene que estar centrada en pasar 2 cribas de curriculum. La primera con el software informático ATS y la segunda la del seleccionador de personal. Para cada una de ellas tendrás que adaptar la escritura, forma y estructura de tu curriculum vitae, de manera que sea atractivo para ambos.

Para poder pasar la primera criba, vas a tener que llevar a cabo lo que yo llamo un PROTOCOLO ANTI SOFWARE DE RECLUTAMIENTO,  que consta de 5 pasos con los que acabar con la mirada descartadora del software.

Cómo optimizar su curriculum vitae para los sistemas de seguimiento de solicitantes

Primer paso: Busca el idioma del sector profesional

El idioma del sector profesional es una parte básica para adaptarte a las empresas de forma eficiente. Aprender idiomas te abrirá puertas tanto en tus relaciones como laboralmente, el idioma es algo intrínseco del ser humano, y con el Sistema ATS no iba a ser menos. Aprende su idioma y entabla una buena relación con él, para poder conseguir posibles entrevistas y nuevos proyectos profesionales.

Muy bien Juan Carlos, aprender el idioma del Sector, pero ¿Cómo hago eso?

Verás, en realidad tiene poco misterio, tienes que fijarte en una buena cantidad de ofertas de empleo QUE ESTÉN BIEN REDACTADAS y con esta observación de ofertas de empleo podrás ver las pautas dentro de tu sector. Son muchas las palabras clave que se repiten en todas las ofertas y que te van a servir de pistas para saber por donde van los tiros para encontrar trabajo con tu perfil profesional.

Además no solo puedes encontrar información sobre el idioma que se utiliza en el sector en estas ofertas. También puedes ir a las páginas web de las grandes empresas del sector. En ellas, vas a observar sus servicios, el apartado acerca de nosotros o las categorías de su blog. Toda esta información te dará muchas ideas sobre las palabras que se utilizan en el sector.

Checklist de las palabras clave para el idioma del sector

Segundo paso: Encuentra las palabras clave de la oferta

Para adaptarte a la oferta tienes que tener una base, que conseguirás estudiando la oferta de empleo y también tendrás que dominar otras palabras que tengan relación con tu profesión o la empresa a la que quieres optar a trabajar, información que has conseguido estudiando el idioma del sector.

Tienes que tener en cuenta que la una sin la otra no van a ningún lado. Puedes tener todas las palabras clave que quieras pero si no sabes envolver bien el mensaje con el idioma del sector no sirve para pasar las dos cribas curriculares.

Para lograr ver las palabras clave imprescindibles en la oferta, simplemente fíjate en los requisitos imprescindibles, estos tienen que aparecer en tu CV sí o sí. Aunque habrá otros requisitos valorables que sería apropiado que apareciesen, ya que muchas veces los Sistemas ATS actúan dando puntuaciones según aparezcan o no una serie de palabras clave en tu curriculum.

Piensa en esta fase cómo un checklist. Coloca las palabras clave de la oferta, y al observar tu curriculum ve tachando las que aparecen y las que no, así podrás tener una idea de tus posibilidades.

(Importante: piensa que esto se hace para el sistema ATS, sirve también para una criba en empresas que no tengan sistema ATS, pero el artículo esta hecho principalmente para este tipo de forma de seleccionar candidatos)

Checklist de las palabras clave de la oferta de empleo

Una vez encontradas las palabras clave y el idioma de la organización lo único que tienes que hacer es colocarlas por todo el curriculum de forma coherente, no sirve de nada poner palabras clave por poner, intenta que todo tu curriculum vitae cuente un relato, guía al seleccionador por él, hay que intentar mezclar SEO con Storytelling, ambos potenciaran tu curriculum y lo harán más atractivo.

Tercer paso: No innoves en los títulos del Curriculum Vitae

El sistema ATS está diseñado para buscar palabras clave. Por lo que una parte importante son los títulos de los apartados, estos son palabras clave que deben de encontrarse en el documento, sino corres el riesgo de que no encuentren lo que necesitan… por sí acaso no te la juegues, mira la oferta para ver si aparecen definidos apartados como experiencia profesional o formación reglada.

Al final lo que tienes que hacer es poner los títulos típicos. ¡Nada de innovaciones raras con los programas informáticos! Para una persona puede ser atractivo ver letras de colores o cosas cómo “MI VIDA PROFESIONAL” en vez de “PERFIL PROFESIONAL”, pero ya te digo, en este caso lo mejor es ir a lo seguro.

También es importante observar cómo se mencionan las formaciones, ¿Bachillerato? ¿Bachiller? ¿Máster? ¿Posgrado?.... o tener cuidado con las nomenclaturas. Al final lo más seguro es colocar las palabras clave tal y cómo vienen en la oferta.

Cuarto paso: Comprobar el sistema ATS que usa la empresa

No existe un solo programa de ATS, cada empresa puede utilizar un sistema distinto. Hay una buena cantidad de sistemas ATS y cada uno de ellos tiene sus ventajas e inconvenientes.

Si eres capaz de saber que tipo de Programa ATS tiene la empresa donde te gustaría trabajar podrías saber cómo funciona a la hora de llevar a cabo la criba curricular.

Tienes que tener en cuenta que portales de empleo como Infojobs tienen su propio sistema de seguimiento de candidatos, incluso Linkedin utiliza las palabras clave para posicionar perfiles, por lo que el conocimiento de las palabras clave de tu sector y el funcionamiento de sistemas como los mencionados harán que tengas más posibilidades de conseguir sus objetivos.

Para que te hagas una idea de su funcionamiento te presento uno de los sistemas ATS:

Taleo

Este es un gran software de seguimiento de candidatos, utilizado por grandes empresas del sector cómo NIKE o Starbucks.

Este sistema utiliza diferentes formas de medir tu adaptación a la oferta. Cuando te inscribes a una oferta de empleo donde se utiliza Taleo, te pueden hacer preguntas del tipo: ¿Cuántos años de experiencia como Trabajador Social posee? Según tu respuesta el sistema te dará una puntuación. Podría ser algo cómo:

  • Menos de 1 años = 1 punto
  • Entre 1 – 2 años = 2 puntos
  • Más de 2 años = 3 puntos

Cómo puedes ver, según tú respuesta tendrás más o menos puntos, estas puntuaciones van a servir para comparar y descartar candidatos.

El sistema informático Taleo tendrá una serie de palabras clave predefinidas por el seleccionador de personal como imprescindibles, y cada una de ellas tendrá su puntuación. Si aparecen en tu curriculum vitae irás consiguiendo puntos, lo que significa !MÁS POSIBILIDADES!.

Aunque es importante que entiendas que llenar el curriculum con todas las palabras clave que se te ocurran tampoco es buena estrategia, simplemente utiliza las necesarias.

Después de la máquina, tienes que pasar por la mirada del seleccionador de personal, y en este momento tienes que mostrar algo más que palabras clave, tienes que contar cómo vas a ayudar a la empresa.

Al final cuando el seleccionador mire la primera criba hecha por el software, lo que verá será una lista de candidatos con distintas puntuaciones quedando solo los que han tenido puntuaciones por encima del baremo dispuesto por el seleccionador.

Una clave para pasar la criba del sistema ATS es utilizar las mismas palabras de la oferta, como he explicado en los pasos segundo y tercero, esto es debido, a que los programas por si solos no ven muy bien la diferencia entre variaciones de palabras.

Por ejemplo, si la oferta de empleo está buscando un orientador laboral, utiliza esta palabra clave, no utilices técnico de empleo o prospector laboral, porque puede ocurrir que acabes en el llamado “agujero negro”, un sitio donde tu curriculum difícilmente llegara al seleccionador de personal.

Consejo para esta fase: Busca en Google “sistema ATS empresa X” y mira si es alguno famoso, después busca tutoriales o artículos sobre cómo funciona y adáptate a su forma de trabajar. Además puedes mirar en las propias páginas de “trabaja con nosotros”, algunas de ellas te dan pistas sobre el Sistema ATS que están utilizando.

Ejemplo: STARBUKS:   https://starbucks.taleo.net/careersection/nl004/jobsearch.ftl

Quinto paso: Auditoría de palabras clave de tu curriculum vitae

Por último, después de haber llevado a cabo un gran estudio con las cuatro primeras fases, llega el momento de hacer el curriculum vitae y revisar que palabras clave son las que más resaltan y si estás se adaptan a los requisitos de la oferta.

Para ello solo tienes que contar las palabras clave que has colocado en tu curriculum vitae, para ver el número de veces que se repiten. Además puedes utilizar la nube de palabras, que es una página web donde colocando la información de tu CV te resalta las palabras que más has utilizado, y también te puede servir para el estudio de las ofertas de empleo o la información de la página web de las empresas.

Realizando estos cinco pasos que te muestro en el PROTOCOLO ANTI SOFWARE DE RECLUTAMIENTO vas a tener más posibilidades de acabar con la tiranía del Sistema ATS.

Lo importante cuando empieces a crear tu curriculum vitae para este tipo de sistemas es que no mientas, no sirve de nada poner palabras clave de competencias, funciones, o formaciones que no tengas, si pasas a la entrevista, te van a pillar.

Tampoco sirve de mucho colocar todas las palabras clave que se te pasen por la cabeza y las metas sin ton ni son… Hay personas que incluso meten en su documento palabras encubiertas en color blanco, pero creo que sirve de poco una vez que llegue el curriculum al seleccionador. Por eso te digo que tienes que tener en cuenta la DOBLE CRIBA CURRICULAR.

 Y PARA TERMINAR

Aunque pueda parecer algo pesado hacer este estudio de palabras clave, buscar información sobre los sistemas ATS, la realidad es que a la larga tendrá una información bastante buena sobre su sector profesional, conocerá todo lo necesario para adaptarse a todas las ofertas a las que pueda optar con su perfil profesional y en definitiva, yo soy de los que piensa que todo lo que hacemos es beneficioso de uno u otro modo, y estos ejercicios pueden ayudarte a saber más sobre ti.

El simple hecho de crear un curriculum, hace que tengas que hacer un diagnóstico de tu vida personal y profesional, buscar momentos donde utilizaste tus capacidades, situaciones en las que resolviste problema, o experiencias y conocimientos que hacen que seas la persona que eres en este momento.

Así que tómate la búsqueda de empleo y cada uno de los pasos como una forma de crecimiento personal y profesional.

Espero que te haya gustado el artículo de esta semana, y que te sirva para alcanzar tus objetivos profesionales. Si hay algo que se me ha pasado, me encantaría que me escribieras un comentario, y si crees que este artículo puede ayudar a otras personas en su búsqueda de empleo ¡Compártelo en Redes Sociales!

Muchísimas gracias por leerme. Que tengas un buen Día y ya sabes…..!A darle caña!

5 Pasos para que tu Curriculum Vitae Pase el SISTEMA ATS (Applicant Tracking System)

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